S m.agendou už nič nezmeškáte

Dostanete úlohu, no neviete o tom. Alebo priradíte niekomu úlohu a spoliehate sa, že sa práce začali, no zodpovedný o tom nevie. Toto sú situácie, ktoré už nenastanú. m.agenda Vám zašle email krátko po tom, ako Vám niekto priradil úlohu. Email obsahuje celé zadanie úlohy, aby ste ho dodatočne nemuseli zisťovať v m.agende, dokonca už aj predmet emailu sme vyskladali tak, aby Vám dal čo najviac informácií.

Toto upozornenie funguje to automaticky, bez toho, aby ste museli robiť niečo naviac. Takto Vám neunikne žiadna nová úloha.

Komu sa nestalo, že „prešvihol“ termín úlohy, nech zdvihne ruku. Žiadne ruky nevidím. Karol, Teba nepočítam ☺.

Práve v tomto Vám prichádzame na pomoc. m.agenda Vám raz denne – nad ránom – zašle zoznam všetkých úloh, ktorých termín je dnes, zajtra, alebo sú po termíne. Svoj pracovný deň začnete presným prehľadom toho, na čo treba upriamiť pozornosť.

Aj toto upozornenie funguje automaticky bez potreby nejako ho zapínať. Samozrejme, ak nemáte také úlohy, m.agenda Vás nezaťažuje „prázdnym“ emailom.

Nebolo by super, keby Vás niekto informoval o všetkých relevantných zmenách? Nie o všetkých zmenách, toho by bolo veľa, ale iba o zmenách v tých veciach, na ktorých Vám záleží. Aj v tomto Vám vieme pomôcť.

m.agenda predpokladá, že veci, do ktorých ste „aktívne zasiahli“, sú pre Vás relevantné. Sú to tie veci, ktoré ste vytvorili, upravili, okomentovali alebo ste zodpovedný za úlohu. m.agenda Vás okamžite upozorní na zmenu v takých oznamoch, úlohách alebo dokumentoch.

Napr. niekto pridá komentár v ozname, ktorý ste vytvorili; niekto zmení zadanie úlohy, za ktorú ste zodpovedný; niekto vytvorí novú verziu dokumentu, ktorý ste pôvodne pridali Vy; niekto pridá komentár k dokumentu, ktorý ste tiež komentovali a pod.

Toto je opäť automatická funkčnosť bez potreby Vášho zásahu, no dá sa „doladiť“ podľa Vašich potrieb – viac o tom v ďalšom texte.

Predstavte si situáciu, že ste pridali do m.agendy dokument, napr. so zoznamom veľtrhov, a chcete, aby sa na to pozreli Vaši kolegovia z tímu a dali Vám pripomienky. Ako to urobiť čo najjednoduchšie?

m.agenda pracuje pre Vás aj v tejto situácii. Po nahraní dokumentu (alebo aj viacerých dokumentov) si jednoducho zvolíte, komu chcete poslať upozornenie a dokonca aj viete pridať dodatočnú správu, ktorá bude doplnená do emailu.

m.agenda im následne pošle email za Vás a naviac, poznačí si, že ich má informovať o každej ďalšej zmene v tomto dokumente. Čiže ak niekto z nich pridá k dokumentu komentár, m.agenda zašle o tom informáciu všetkým ostatným, ktorých ste zvolili pri nahraní dokumentu.

m.agenda robí v oblasti upozornení veľa vecí automaticky, no dáva Vám tiež možnosť upraviť si ich podľa vlastných potrieb. Doladenie upozornení je možné urobiť na dvoch úrovniach:

• individuálne na úrovni každej položky,
• celkovým vypnutím všetkých upozornení.

Individuálne nastavenie na úrovni položky

Upozornenia z konkrétnej položky si môžete zapnúť v detaile danej položky.

Na rovnakom mieste si ich môžete aj vypnúť.

V detaile položky však viete zapnúť upozornenia aj iným používateľom. Po kliknutí na Upozornenia sa rozbalí zoznam všetkých členov projektového tímu, kde vidíte, či dostávajú alebo nedostávajú upozornenia z danej položky, a tiež môžete nastaviť zasielanie upozornení kliknutím na mená jednotlivých používateľov. Má to obmedzenie: je možné iba zapnúť upozornenia pre iného používateľa, no vypnúť si ich môže iba daný používateľ.

Upozornenia z konkrétnej položky si viete jednoducho vypnúť aj priamo z upozorňovacieho emailu:

Všetky tieto zmeny sa týkajú iba danej položky, nastavenia upozornení ostatných položiek sa tým nemenia.

Celkové vypnutie všetkých upozornení

Sú situácie, kedy nechceme dostávať žiadne upozornenia. Môže ísť o dočasnú situáciu, napr. dovolenka, alebo to môže súvisieť s pracovným štýlom, kedy je súčasťou bežnej pracovnej rutiny byť neustále prihlásený v m.agende a získavať všetky dôležité informácie prostredníctvom voľby „čo je nové“, resp. „ja“.

V takomto prípade si používateľ môže úplne vypnúť zasielanie všetkých upozornení pomocou voľby v osobných nastaveniach.

Ostatní používatelia potom nemôžu pridať takého používateľa do upozornení a v zozname používateľov vidia dané meno preškrtnuté.

Upozornenia Vám majú pomôcť zachytiť informácie, ktoré by Vám ináč unikli, a preto Vám m.agenda nepošle upozorňovací email o zmenách, ktoré ste sami urobili.

V zozname projektových dokumentov sa Vám snažíme dať čo najviac informácií, no niekedy je lepšie upriamiť pozornosť najmä na samotné názvy dokumentov. Doplnili sme preto nový, kompaktný pohľad na zoznam dokumentov, kde zobrazujeme iba názov dokumentu, dátum vytvorenia a značky. Ostatné informácie sa zobrazia v „bublinke“ pri názve dokumentu.

Pôvodný, komplexný pohľad na dokumenty je stále k dispozícii a prepínať medzi nimi sa dá jednoduchým kliknutím na ikonu nad zoznamom dokumentov.

Nám sa nový pohľad veľmi páči a veríme, že si ho aj Vy obľúbite.

Dovolil som si použiť slová klasika na uvedenie tejto novinky, ktorá je z ďalšou z radu „drobností“, ktoré nám zjednodušujú život, a pre ktoré máme m.agendu tak radi.

Je bežnou situáciou zo života, že do projektu prichádzajú noví členovia a odchádzajú niektorí z existujúcich. V prípade, že z projektu odchádza človek, ktorý má neukončené úlohy, by mal projektový manažér preradiť tieto úlohy niekomu inému. Je to vec, ktorú v pracovnom zhone bežne prehliadneme, no m.agenda nám s tým pomôže – automaticky deteguje takú situáciu a ponúkne možnosť zvoliť, komu priradiť také úlohy.

Drobnosť, ale ušetrí nám čas a potenciálne predíde značným problémom.