Funkcie

V m.agende budete ukladať akékoľvek dokumenty tímu – zmluvy, špecifikácie, protokoly, objednávky, fotky, plány, harmonogram, žiadosti, návrhy, cenníky, ... Dokumenty sú uložené mimoriadne bezpečne vo viacerých fyzických lokalitách a máte ich prístupné kedykoľvek potrebujete a odkiaľkoľvek potrebujete. Každým nahraním dokumentu vzniká nová verzia a predchádzajúce verzie sú zachované.

K dokumentu je možné pripojiť komentár, resp. viesť diskusiu: napr. autor dokumentu môže stručne popísať zmeny v dokumente, príp. členovia tímu môžu pripomienkovať, alebo odsúhlasiť dokument.

Dokumenty sú organizované pomocou značiek, čo robí prácu s dokumentmi jednoduchú a mimoriadne flexibilnú.

Správa úloh v m.agende je jednoduchý, no mimoriadne efektívny spôsob riadenia prác v tímoch, projektoch aj celej firme. Úlohy môžu vznikať v rôznych projektoch a aj na úrovni firmy, môžu byť adresné aj nepriradené, s termínom aj bez. Manažment má prehľad o všetkých úlohách vo firme, projektový manažér riadi úlohy v projekte a člen tímu vidí svoje úlohy zo všetkých projektov na jednom mieste. K úlohe je možné formou diskusie doplniť dodatočné informácie, spôsob riešenia a pod.

Oznamy sú obdoba nástenky zo sociálnych sietí v rámci tímu. Sú to celo-tímové informácie majúce svoju platnosť, po uplynutí ktorej sa automaticky presunú do archívu. Na rozdiel od emailu posielaného na veľkú skupinu ľudí oznamy nie sú obťažujúce, samé sa „upratujú“, ostávajú s ostatnými informáciami tímu, je možné vyhľadávať v nich a viesť k nim diskusiu.

V správe kontaktov m.agenda prehľadným spôsobom eviduje kontaktné informácie o obchodných partneroch firmy. Táto agenda je na úrovni firmy a nie projektu; odráža to skutočnosť, že kontakty „nepatria“ konkrétnemu projektu, ale celej firme. Je možné individuálne nastaviť kto má prístup ku kontaktom na čítanie a kto ich môže spravovať.

Informácie v m.agende sú organizované do projektov, ktoré majú svoj tím a obsah. Vďaka jedinečnej organizácii pomocou značiek je možné evidovať veľké množstvo projektov súčasne a nestratiť pritom prehľad. Projektom môžu byť rôzne aktivity, ako napr. príprava finančného plánu na nový rok, rozsiahly implementačný projekt u zákazníka, ale aj priebežná aktivita neprojektového charakteru, ako napr. agenda oddelenia.

Existujú situácie, kedy aj v rámci firmy potrebujeme zdieľať informácie, ktoré nemajú projektový charakter (nemajú začiatok a koniec) a ani ich nepotrebujeme obmedzovať na tím (projektový, resp. tím oddelenia). Naopak, sú to informácie, ktoré potrebujeme komunikovať „plošne“ v rámci celej firmy. Typickým príkladom môžu byť dokumenty ako napr. firemné smernice, šablóny zmlúv, prezentácií, listov, celofiremné oznamy a pod. V m.agende sa takéto informácie ukladajú do časti „firma“.

m.agenda Vám umožní jednoduchým spôsobom určiť, kto môže pristupovať k akým informáciám. Každý projekt má svoj tím a každý člen tímu má jedno z troch prístupových oprávnení: iba čítať, čítať a zapisovať, spravovať projekt. Projekt je mimo svojho tímu „neviditeľný“. Dokonca aj pri informáciách na celofiremnej úrovni je možné určiť rôzne prístupové práva pre jednotlivých používateľov. Napr. externí spolupracovníci môžu pracovať s informáciami z projektov, na ktorých sa zúčastňujú, ale nevidia iné projekty a celofiremné informácie.

m.agenda robí všetko preto, aby Vám uľahčila prácu. Pozná akademické tituly, názvy obcí, pomôže Vám vyplniť väčšinu ulíc a PSČ; pamätá si, ktoré projekty používate najčastejšie a zobrazí Vám ich hore. Snaží sa hovoriť ľudským jazykom, ako napr. včera, pred hodinou, zajtra, minulý týždeň, ja a pod. Použité symboly, texty, navigácia a celý spôsob práce je navrhnutý tak, aby ste sa pri práci s m.agendou hneď od začiatku cítili, ako by ste ju poznali už dávno.

Unikátna funkcia čo je nové je ďalším príkladom toho, že m.agenda je pre ľudí. Pomocou nej môžete jednoducho a rýchlo zistiť, čo je nové od predchádzajúceho prihlásenia, dnes, včera, tento týždeň a pod. m.agenda Vám zobrazí informácie v prehľadnej forme, napr. dnes 15:03 Peter Novák vytvoril dokument Kalkulácia ceny.xlsx, príp. 16:30 som označil úlohu Vytvoriť kalkuláciu za ukončenú a pod. Funkcia čo je nové rozoznáva, či ste na úrovni projektu alebo všetkých projektov a podľa toho zobrazí relevantné informácie buď iba za daný projekt, alebo za všetky projekty, kde má danú používateľ prístup. Vďaka tomu Vám už nikdy neujde žiadna dôležitá zmena.

Pri opakovanom nahratí súboru sa automaticky vytvorí nová verzia súboru a zachovajú sa všetky predchádzajúce. Nehrozí prepísanie dokumentu omylom, vždy sú k dispozícii predchádzajúce verzie a každá z nich sa dá stiahnuť, alebo obnoviť. m.agenda Vám možní evidovať toľko verzií dokumentu, koľko potrebujete; pri každej z nich je evidovaný autor a dátum vytvorenia.

Nepotrebujete už staršie verzie dokumentu? Môžete ich kedykoľvek zmazať.

Tímy sú v praxi často zložené zo zamestnancov a externých členov: dodávateľov, špecialistov, zákazníkov a pod. m.agenda zohľadňuje túto skutočnosť a umožňuje vyskladať tím podľa potreby bez ohľadu na príslušnosť k firme.

Informácie v m.agende je možné jednoducho vyhľadať pomocou jedinečnej organizácie a tiež pomocou rýchleho vyhľadávania. Vyhľadávať je možné na úrovni projektovej agendy, napr. vyhľadávanie v dokumentoch oddelenia, v úlohách konkrétneho projektu, alebo na celo-firemnej úrovni, čiže vo všetkých projektoch a všetkých firemných agendách.

Vyhľadávanie zohľadňuje prístupové práva a do výsledkov zaradí iba informácie prístupné danému používateľovi.