Farby, obrázky a hromadná správa

Obsah, ktorý ukladáme do m.agendy organizujeme do projektov. Väčšina projektov umožňuje vkladať aj dokumenty. Nebolo by užitočné pozrieť si, koľko miesta zaberajú dokumenty v jednotlivých projektoch? My si myslíme, že áno a preto sme pripravili jednoduchý prehľad projektov podľa celkovej veľkosti uložených dokumentov.

Prehľad nájdete v správe firmy, tlačidlo Správa priestoru pod grafom:

Samotný prehľad zobrazuje pre každý projekt množstvo aktuálnych verzií dokumentov, starších verzií a celkové množstvo dokumentov.

V každom projekte vieme jednoducho nastaviť, ktorí používatelia majú k nemu prístup a ich úroveň oprávnení - toto je základný stavebný kameň m.agendy a funguje veľmi dobre. S pribúdajúcim počtom projektov však strácame prehľad v ktorých projektoch je konkrétny používateľ, alebo by sme potrebovali jednoduchým spôsobom priradiť nového kolegu do viacerých projektov. Práve tu prichádza na pomoc nová hromadná správa používateľov, ktorú nájdete v správe firmy, tlačidlo Správa používateľov pod grafom:

Samotný prehľad zobrazuje pre každého používateľa počet projektov, v ktorých je zaradený (osobitne aktívne a archívne projekty) a tiež dátum posledného prihlásenia do m.agendy.

To je však len začiatok. Po kliknutí na meno používateľa vidíme konkrétne projekty, do ktorých má používateľ prístup a tiež úroveň oprávnení v projekte.

Jednoduchým spôsobom vieme:

• zmeniť, resp. zrušiť jednotlivé oprávnenia,
• pridať prístup do ďalších projektov pomocou tlačidla pridať do projektov,
• dokonca vieme nastaviť prístup do projektov podľa iného používateľa - tlačidlom Nastaviť rovnaké oprávnenia ako iný používateľ.

Taktiež vieme pridať nového používateľa - tlačidlo pridať používateľa - a pár klikmi mu nastaviť potrebný prístup: buď selektívne do vybraných projektov, alebo skopírovaním nastavenia iného používateľa.

A čerešničkou na torte je, že pri odstránení používateľa z projektu m.agenda skontroluje, či má neukončené úlohy a ponúkne Vám možnosť priradiť ich niekomu inému - samozrejme v každom projekte to môže byť niekto iný. Myslíme na všetko ☺

Od našich zákazníkov sme sa dozvedeli, že im v organizácii práce pomáha farebné rozlišovanie jednotlivých projektov, zložiek a pod. Farba je skvelá pomôcka na organizáciu vecí, pretože je to výrazný vnemový impluz pre náš mozog. Rozhodli sme teda zapracovať do m.agendy farebné rozlišovanie projektov. Každému projektu je teraz možné priradiť farbu, ktorá sá následne zobrazuje v zozname projektov: v "dlaždicovom" zozname ako farebný pás v hornej časti

a v "riadkovom" zozname ako úzky pás v ľavej časti

Farba sa dá nastaviť individuálne pre každý projekt, takže môže byť použitá na rôzne účely:

• stav projektu (napr. v termíne, omeškaný),
• etapu projektu (napr. príprava, začiatok, priebeh, ukončovanie, ukončený),
• oblasť projektu (napr. vývoj, výroba, obchod, zahraničný trh, domáci trh),
• projektový manažér,
• ... záleží len na Vašej fantázii, resp. potrebe.

Farba projektu je voliteľná vlastnosť, ktorú nemusíte použiť - v takom prípade budú Vaše projekty modré, ako doteraz.

Nám sa to farbenie zapáčilo a dokonca sme zašli ešte o krok ďalej: projektu v m.agende je možné nastaviť profilovú fotku: hodí sa to v situácii, kedy sa dá obsah projektu výstižne zobraziť fotkou. Fotka sa následne zobrazuje v zozname projektov ako pozadie projektovej "dlaždice".

(použité ilustračné foto: internet)

Farba aj profilová fotka projektu sa nastavuje presne tam, kde by ste čakali: v nastaveniach projektu ☺

Nám sa takto rozlíšené projekty páčia a dúfame, že si ich aj Vy obľúbite. Ešte krajšie ako na webe to vyzerá v mobilnej aplikácii - vyskúšajte!

V prípade, že v projektových dokumentoch máte uložené obrázky, m.agenda Vám zobrazí ich náhľad všade, kde sa spomínajú: v zozname dokumentov, v detaile dokumentu, v čo je nové, v moje obľúbené.

Drobnosť, ktorá urýchli orientáciu v dokumentoch.