Ako m.agenda funguje?
m.agenda je organizovaná do projektov, ktoré majú svoj tím a obsah. Vďaka jedinečnej organizácii pomocou značiek je možné evidovať veľké množstvo projektov súčasne a nestratiť pritom prehľad.
Projektom môže byť:
- krátkodobá aktivita, ako napr. príprava finančného plánu na nový rok (tím: vedenie firmy, finančný riaditeľ, vedúci oddelení),
- strednodobá aktivita, napr. rekonštrukcia výrobnej haly (tím: vedenie firmy, organizačný útvar zodpovedný za realizáciu, zástupcovia dodávateľov),
- dlhodobá aktivita, napr. rozsiahly implementačný projekt u zákazníka (tím: vybraní členovia vedenia firmy, implementačný tím z firmy, projektový manažér a vybraní členovia tímu zákazníka, zástupcovia subdodávateľa),
- priebežná aktivita, napr. agenda oddelenia (tím: členovia daného oddelenia).
Čo je v projekte
Dokumenty
- akékoľvek dokumenty tímu – zmluvy, špecifikácie, protokoly, objednávky, fotky, plány, harmonogram, žiadosti, návrhy, cenníky, ...
- sú uložené mimoriadne bezpečne vo viacerých fyzických lokalitách,
- každým nahraním dokumentu vzniká nová verzia a predchádzajúce verzie sú zachované,
- k dokumentu je možné pripojiť komentár, resp. viesť diskusiu (napr. autor dokumentu môže stručne popísať zmeny v dokumente, príp. členovia tímu môžu pripomienkovať, alebo odsúhlasiť dokument)
- dokumenty sú organizované pomocou značiek, ktoré sú mimoriadne flexibilné; umožňujú jednoduché triedenie podľa viacerých kritérií, napr. čas (rok, resp. rok a mesiac), typ dokumentu (napr. zmluva, protokol, výpis z účtu, harmonogram), stav (napr. finál, draft, ukončená platnosť, ...) a pod. Dokumentu je možné priradiť viac značiek a potom je môžné pár klikmi filtrovať dokumenty, napr. len zmluvy, alebo všetky finálne dokumenty z roku 2014, alebo všetky nedokončené objednávky a pod.
Úlohy
- úlohy pre jednotlivých členov tímu, môžu obsahovať termín a zodpovednosť a zadanie,
- všetky zmeny v úlohe sa automaticky zaznamenávajú do histórie,
- k úlohe je možné zaznamenať priebeh riešenia úlohy, vyžiadať si spresnenie zadanie, či zapísať ďalšie súvisiace informácie formou pripomienok a diskusie,
- signalizácia termínu úlohy pomocou grafických ikon,
- úlohy sú umiestnené v projekte a tiež v osobitnom prehľade, kde sú úlohy používateľa zo všetkých projektov.
Oznamy
- oznamy sú celo-tímové informácie majúce svoju platnosť, po uplynutí ktorej sa automaticky presunú do archívu,
- všetky zmeny v ozname sa automaticky zaznamenávajú do histórie,
- k oznamu je možné viesť diskusiu.
Naviac, každý projekt
- vie vyhľadávať v každej agende,
- Vám vie povedať čo sa v projekte deje vďaka unikátnej funkcii čo je nové.
Čo je nad projektom? Firma
Firma je celok, ktorý združuje všetky projekty. Existujú situácie, kedy aj v rámci firmy potrebujeme zdieľať informácie, ktoré nemajú projektový charakter (nemajú začiatok a koniec) a ani ich nepotrebujeme obmedzovať na tím (projektový, resp. tím oddelenia). Naopak, sú to informácie, ktoré potrebujeme komunikovať „plošne“ v rámci celej firmy.
Typickým príkladom firemných informácií môžu byť :
- dokumenty: napr. firemné smernice, šablóny zmlúv/ prezentácií/listov / projektovej dokumentácie, návody na ovládanie kopírky/klimatizácie/bezpečnostného systému, ...
- úlohy: týkajúce sa chodu firmy
- oznamy: napr. informácia o koncoročnej inventúre, o získaní certifikátu pre firmu, o novom zaujímavom projekte / zákazníkovi firmy, o bežných prevádzkových udalostiach (rekonštrukcia výťahu, odstávka parkoviska) a pod.,
- kontakty: kontaktné informácie o obchodných partneroch.
Firma má vlastné agendy, rovnaké ako projekt a naviac obsahuje agendu kontakty, ktorej cieľom je prehľadným spôsobom evidovať kontaktné informácie o obchodných partneroch firmy. Táto agenda je na úrovni firmy a nie projektu; odráža to skutočnosť, že kontakty „nepatria“ konkrétnemu projektu, ale celej firme.
m.agenda je na mesiac zadarmo a úplne bez záväzkov.
Registrácia Vám zaberie menej ako minútu a môžete hneď začať.