Ako m.agenda funguje?

m.agenda je organizovaná do projektov, ktoré majú svoj tím a obsah. Vďaka jedinečnej organizácii pomocou značiek je možné evidovať veľké množstvo projektov súčasne a nestratiť pritom prehľad.

Projektom môže byť:

  • krátkodobá aktivita, ako napr. príprava finančného plánu na nový rok (tím: vedenie firmy, finančný riaditeľ, vedúci oddelení),
  • strednodobá aktivita, napr. rekonštrukcia výrobnej haly (tím: vedenie firmy, organizačný útvar zodpovedný za realizáciu, zástupcovia dodávateľov),
  • dlhodobá aktivita, napr. rozsiahly implementačný projekt u zákazníka (tím: vybraní členovia vedenia firmy, implementačný tím z firmy, projektový manažér a vybraní členovia tímu zákazníka, zástupcovia subdodávateľa),
  • priebežná aktivita, napr. agenda oddelenia (tím: členovia daného oddelenia).

Čo je v projekte

Dokumenty

  • akékoľvek dokumenty tímu – zmluvy, špecifikácie, protokoly, objednávky, fotky, plány, harmonogram, žiadosti, návrhy, cenníky, ...
  • sú uložené mimoriadne bezpečne vo viacerých fyzických lokalitách,
  • každým nahraním dokumentu vzniká nová verzia a predchádzajúce verzie sú zachované,
  • k dokumentu je možné pripojiť komentár, resp. viesť diskusiu (napr. autor dokumentu môže stručne popísať zmeny v dokumente, príp. členovia tímu môžu pripomienkovať, alebo odsúhlasiť dokument)
  • dokumenty sú organizované pomocou značiek, ktoré sú mimoriadne flexibilné; umožňujú jednoduché triedenie podľa viacerých kritérií, napr. čas (rok, resp. rok a mesiac), typ dokumentu (napr. zmluva, protokol, výpis z účtu, harmonogram), stav (napr. finál, draft, ukončená platnosť, ...) a pod. Dokumentu je možné priradiť viac značiek a potom je môžné pár klikmi filtrovať dokumenty, napr. len zmluvy, alebo všetky finálne dokumenty z roku 2014, alebo všetky nedokončené objednávky a pod.

Úlohy

  • úlohy pre jednotlivých členov tímu, môžu obsahovať termín a zodpovednosť a zadanie,
  • všetky zmeny v úlohe sa automaticky zaznamenávajú do histórie,
  • k úlohe je možné zaznamenať priebeh riešenia úlohy, vyžiadať si spresnenie zadanie, či zapísať ďalšie súvisiace informácie formou pripomienok a diskusie,
  • signalizácia termínu úlohy pomocou grafických ikon,
  • úlohy sú umiestnené v projekte a tiež v osobitnom prehľade, kde sú úlohy používateľa zo všetkých projektov.

Oznamy

  • oznamy sú celo-tímové informácie majúce svoju platnosť, po uplynutí ktorej sa automaticky presunú do archívu,
  • všetky zmeny v ozname sa automaticky zaznamenávajú do histórie,
  • k oznamu je možné viesť diskusiu.

Naviac, každý projekt

  • vie vyhľadávať v každej agende,
  • Vám vie povedať čo sa v projekte deje vďaka unikátnej funkcii čo je nové.

Čo je nad projektom? Firma

Firma je celok, ktorý združuje všetky projekty. Existujú situácie, kedy aj v rámci firmy potrebujeme zdieľať informácie, ktoré nemajú projektový charakter (nemajú začiatok a koniec) a ani ich nepotrebujeme obmedzovať na tím (projektový, resp. tím oddelenia). Naopak, sú to informácie, ktoré potrebujeme komunikovať „plošne“ v rámci celej firmy.

Typickým príkladom firemných informácií môžu byť :

  • dokumenty: napr. firemné smernice, šablóny zmlúv/ prezentácií/listov / projektovej dokumentácie, návody na ovládanie kopírky/klimatizácie/bezpečnostného systému, ...
  • úlohy: týkajúce sa chodu firmy
  • oznamy: napr. informácia o koncoročnej inventúre, o získaní certifikátu pre firmu, o novom zaujímavom projekte / zákazníkovi firmy, o bežných prevádzkových udalostiach (rekonštrukcia výťahu, odstávka parkoviska) a pod.,
  • kontakty: kontaktné informácie o obchodných partneroch.

Firma má vlastné agendy, rovnaké ako projekt a naviac obsahuje agendu kontakty, ktorej cieľom je prehľadným spôsobom evidovať kontaktné informácie o obchodných partneroch firmy. Táto agenda je na úrovni firmy a nie projektu; odráža to skutočnosť, že kontakty „nepatria“ konkrétnemu projektu, ale celej firme.

m.agenda je na mesiac zadarmo a úplne bez záväzkov.

Registrácia Vám zaberie menej ako minútu a môžete hneď začať.